Documentele contabile necesare pentru contabilitate: Ghid complet
Descoperă care sunt documentele contabile esențiale pentru o evidență financiară corectă. Află ce acte trebuie transmise contabilului.
Ce vom acoperi in acest articol (TL;DR)
Gestionarea corectă a documentelor contabile este esențială pentru orice afacere, asigurând atât conformitatea legală, cât și o imagine financiară clară. Transmiterea la timp și completă a acestor documente către departamentul de contabilitate sau firma de contabilitate externă este crucială pentru evitarea erorilor și a eventualelor sancțiuni.
Introducere
Într-o abordare modernă, documentele contabile pot fi privite ca elemente esențiale ale ecosistemului financiar al unei companii, reprezentând atât înregistrări tradiționale pe suport fizic, cât și fișiere digitale care documentează tranzacțiile și evenimentele economice. Aceste documente oferă o imagine clară și actualizată asupra sănătății financiare a afacerii, facilitând luarea deciziilor strategice informate.
Clasificarea documentelor contabile:
Documente justificative: Acestea confirmă realizarea tranzacțiilor și includ facturi emise și primite, bonuri fiscale, chitanțe, deconturi de cheltuieli și rapoarte de gestiune. Documente de evidență contabilă: Acestea cuprind registre, jurnale, fișe și note utilizate pentru prelucrarea și centralizarea operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative.
Importanța documentelor contabile:
Dovada operațiunilor: Ele constituie sursa principală de informații pentru contabilitate, statistică și alte analize economice. Control și verificare: Permit exercitarea controlului economic și financiar, fiind mijloace de depistare a cheltuielilor nelegale, a lipsurilor și sustragerilor, și de stabilire a răspunderii materiale a persoanelor vinovate. Importanță juridică: În caz de litigiu, documentele contabile pot fi folosite ca probă în justiție pentru stabilirea adevărului.
Ce documente trebuie transmise în contabilitate ?
Pentru o evidență contabilă corectă, următoarele documente trebuie transmise lunar către contabil:
Facturi de vânzare: Toate facturile emise către clienți, indiferent de modalitatea de plată.
Facturi de achiziție: Facturile primite de la furnizori pentru bunuri și servicii achiziționate.
Bonuri fiscale și chitanțe: Documente care atestă plăți sau încasări în numerar.
Extrase de cont bancar: Extrasele complete ale conturilor bancare ale firmei pentru luna anterioară.
Avize de însoțire a mărfii: Documente care atestă transportul mărfurilor de la furnizori către societate.
Note de recepție și constatare de diferențe (NIR): Documente utilizate pentru recepția bunurilor achiziționate și pentru evidențierea eventualelor diferențe cantitative sau calitative.
Rapoarte Z de la casa de marcat: Rapoartele zilnice generate de casa de marcat, necesare pentru evidența încasărilor în numerar.
Deconturi de cheltuieli: Documente prin care angajații justifică cheltuielile efectuate în interesul firmei.
Bonuri de consum: Documente care atestă consumul de materiale sau produse din gestiune.
Contracte: Toate contractele încheiate, precum cele de achiziții, prestări servicii, sponsorizare etc.
Cererile de concediu și certificatele medicale: Documente referitoare la absențele angajaților.
Atenție! Pentru a asigura deducerea TVA și înregistrarea corectă a cheltuielilor în contabilitate, este esențial ca facturile și bonurile fiscale să conțină codul de identificare fiscală (CUI) al firmei beneficiare. În cazul bonurilor fiscale, includerea CUI-ului permite utilizarea acestora drept facturi simplificate, facilitând astfel deducerea TVA-ului aferent.
Exemple de cheltuieli nedeductibile:
Pentru a asigura o gestiune financiară corectă și conformă cu legislația fiscală, este esențial ca toate cheltuielile efectuate prin intermediul firmei să fie direct legate de activitatea economică desfășurată. Cheltuielile personale sau cele fără legătură cu obiectul de activitate al companiei sunt considerate nedeductibile fiscal și pot atrage sancțiuni din partea autorităților fiscale.
Achiziții personale: Utilizarea fondurilor firmei pentru cumpărături personale, cum ar fi haine, electronice pentru uz personal sau vacanțe, este interzisă. Astfel de cheltuieli nu au legătură cu activitatea economică a firmei și nu sunt deductibile fiscal.
Amenzi și penalități: Plata amenzilor sau penalităților aplicate companiei nu este deductibilă fiscal, deoarece acestea nu sunt considerate cheltuieli necesare pentru desfășurarea activității economice.
Cheltuieli de protocol peste limita legală: Cheltuielile de protocol sunt deductibile doar în limita a 2% din profitul contabil, la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol. Orice sumă care depășește această limită este considerată nedeductibilă.
Recomandări pentru evitarea problemelor fiscale
Separarea cheltuielilor personale de cele ale firmei: Este recomandat ca orice cheltuială personală să fie efectuată din fonduri proprii, nu din conturile companiei.
Documentarea corespunzătoare a cheltuielilor: Pentru ca o cheltuială să fie considerată deductibilă, aceasta trebuie să fie justificată prin documente corespunzătoare (facturi, chitanțe) și să fie înregistrată corect în contabilitate.
Consultarea unui specialist contabil: Pentru a asigura conformitatea cu legislația fiscală și pentru a evita eventualele sancțiuni, este recomandat să consultați un expert contabil atunci când aveți nelămuriri privind natura deductibilității unei cheltuieli.
Respectarea acestor principii nu doar că asigură conformitatea legală, dar contribuie și la o gestionare financiară sănătoasă a companiei, reflectând transparență și profesionalism în administrarea resurselor.
Concluzie
Pentru a menține o gestiune financiară sănătoasă și a evita sancțiunile fiscale, este esențial ca firmele să se asigure că toate cheltuielile efectuate sunt direct legate de activitatea economică desfășurată și sunt susținute de documente justificative corespunzătoare. Separarea strictă a cheltuielilor personale de cele ale companiei și consultarea periodică a unui specialist contabil contribuie la o evidență contabilă corectă și la conformitatea cu legislația fiscală în vigoare.