SAF-T 2025: Tot ce trebuie să știi

Ce vom acoperi in acest articol (TL;DR)

În acest articol, vom explora esența SAF-T (Standard Audit File for Tax), impactul său în România, etapele implementării, modificările recente, efectele asupra companiilor, resursele disponibile și tipurile de declarații SAF-T, oferind o imagine clară asupra acestui standard fiscal.

Introducere

SAF-T (Standard Audit File for Tax), reprezentat în România prin Declarația Informativă D406, este un standard internațional pentru schimbul electronic de date contabile între companii și autoritățile fiscale. Implementarea sa în România a început în 2022, cu scopul de a moderniza și eficientiza procesul de raportare fiscală, facilitând controlul fiscal și reducând evaziunea.

Cine depune SAF-T:

În România, obligația de a depune declarația SAF-T (Declarația 406) este reglementată în funcție de dimensiunea contribuabililor și de statutul lor fiscal. Iată cine este obligat să depună această declarație:

Marii contribuabili: Aceștia au fost primii care au intrat sub incidența acestei obligații, începând cu 1 ianuarie 2022. Contribuabilii mijlocii: Au urmat marii contribuabili, fiind obligați să depună SAF-T începând cu 1 ianuarie 2023. Contribuabilii mici: Această categorie a intrat în sfera obligației de depunere a SAF-T începând cu 1 ianuarie 2025. Contribuabilii nerezidenți: Persoanele juridice nerezidente, înregistrate în scopuri de TVA în România, au de asemenea, obligația de a depune SAF-T începând cu 1 ianuarie 2025.

Cine NU depune SAF-T:

Conform Ordinului 407/2025, următoarele entități nu mai au obligația de a depune declarația informativă D406 – SAF-T:

• Asociatiile si entitatile fara scop patrimonial care organizeaza si tin contabilitatea in partida simpla;
• Persoanele juridice cu activitate suspendata temporar, prin inscrierea mentiunii in Registrul Comertului;
• Entitatile care si-au suspendat activitatea prin solicitare la autoritatea care le-a autorizat;
• Persoanele fizice autorizate (PFA);
• Intreprinderile individuale (II);
• Intreprinderile familiale (IF);
• Persoanele fizice care desfășoară activități cu scop lucrativ (PFL);
• Asociațiile familiale (ASF);
• Societățile profesionale de avocați cu răspundere limitată (SPAR) și cabinetele individuale de avocat;
• Societățile profesionale notariale și birourile individuale notariale;
• Cabinetele medicale individuale (CMI);
• Societățile profesionale de practicieni în insolvență (SPI);
• Intreprinderile profesionale unipersonale cu răspundere limitată (URL);
• Instituțiile publice (PUB), indiferent de sursa lor de finanțare sau de categoria de contribuabili la care sunt încadrate;
• Autoritățile administrative, indiferent de sursa lor de finanțare;
• Persoanele juridice care utilizează informații clasificate sau dețin documente ale căror specificații tehnice sunt clasificate potrivit legii sau derulează contracte clasificate care impun, potrivit prevederilor legale, măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esențiale de securitate ale statului, în situația în care prin depunerea declarației D406 (SAF-T) ar furniza astfel de informații.

Ce beneficii ofera raportarea fiscala standardizata?

Raportarea fiscală standardizată, cum este SAF-T, aduce o serie de beneficii atât pentru contribuabili, cât și pentru autoritățile fiscale. Iată câteva dintre ele:

• Creșterea transparenței: Prin uniformizarea formatului datelor contabile, se asigură o mai mare claritate și accesibilitate a informațiilor, facilitând astfel controlul fiscal.
• Reducerea riscului de erori: Standardizarea procesului de raportare minimizează posibilitatea apariției erorilor umane, asigurând astfel o mai mare acuratețe a datelor.
• Eficientizarea controlului fiscal: Autoritățile fiscale pot analiza rapid și eficient datele, identificând eventualele nereguli și reducând astfel timpul necesar pentru controale.
• Combaterea evaziunii fiscale: Prin creșterea transparenței și facilitarea controlului, raportarea standardizată contribuie la diminuarea fenomenului de evaziune fiscală.
• Simplificarea procesului de raportare: Pe termen lung, standardizarea poate duce la simplificarea procedurilor de raportare pentru contribuabili, prin automatizarea anumitor procese.
• Îmbunătățirea conformității fiscale: Prin raportarea datelor într-un format standard, se îmbunătățește gradul de conformitate fiscală al companiilor.

Practic, raportarea fiscală standardizată creează un mediu mai transparent și mai eficient, în care atât contribuabilii, cât și autoritățile fiscale beneficiază de pe urma unei mai bune gestionări a datelor.

Termene de transmitere pentru Declaratia 406 catre autoritatile fiscale romane

• Ultima zi calendaristica a lunii urmatoare perioadei de raportare, respectiv luna trimestrul, dupa caz, pentru alte informatii decat cele privind sectiunile Stocuri si Active;

• La termenul de depunere a situatiilor financiare aferente exercitiului financiar, in cazul sectiunii Active;

• La termenul stabilit de organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitarii, in cazul sectiunii Stocuri.

Cum se generează D406 (SAF-T)

Declarația D406 (SAF-T) se generează exclusiv în format electronic, iar procesul începe cu utilizarea unui program informatic compatibil. Fișierul SAF-T nu poate fi completat manual – este un fișier XML complex, cu o structură tehnică standardizată, care trebuie generat automat din sistemul contabil al firmei, conform specificațiilor publicate de ANAF. Acest fișier include informații detaliate despre evidența contabilă, fiscală și de gestiune: conturi contabile, jurnale, tranzacții, parteneri, TVA, active și, dacă este cazul, stocuri.

După generare, fișierul XML trebuie verificat cu un program pus la dispoziție de ANAF (Soft J – DUKIntegrator), care analizează dacă datele sunt corect structurate și complete. Dacă fișierul trece validarea, se generează declarația D406 sub forma unui document PDF ce are atașat fișierul XML.

Documentul rezultat trebuie semnat electronic cu un certificat digital calificat, apoi transmis online prin Spațiul Privat Virtual (SPV) de pe site-ul ANAF. După transmitere, contribuabilul primește o recipisă care confirmă primirea și validarea fișierului. În cazul în care fișierul conține erori, acestea trebuie corectate și retransmise în termen de 5 zile lucrătoare pentru ca data depunerii să rămână valabilă. De asemenea, dacă se constată ulterior greșeli, se poate transmite o declarație rectificativă până la termenul următor de raportare, fără aplicarea unei sancțiuni.

Recomandări

• Începe pregătirea din timp: Implementarea SAF-T necesită timp și resurse, așa că este esențial să începi pregătirea cu mult înainte de termenul limită.
• Analizează sistemele contabile: Asigură-te că sistemele tale contabile sunt compatibile cu cerințele SAF-T și că pot genera fișierele XML în formatul standardizat.
• Verifică datele contabile: Efectuează o revizuire amănunțită a datelor contabile pentru a te asigura că sunt corecte și complete.
• Consultă specialiști: Dacă ai întrebări sau nelămuriri, nu ezita să consulți un expert contabil sau un specialist în sisteme informatice.
• Utilizează instrumentele ANAF: Profită de instrumentele și resursele puse la dispoziție de ANAF, cum ar fi validatorul SAF-T, pentru a te asigura că fișierele generate sunt corecte.
• Fii la curent cu modificările legislative: Legislația fiscală se poate schimba, așa că este important să fii la curent cu ultimele modificări legate de SAF-T.

Link-uri utile

• SAF-T ANAF: Fișierul Standard de control Fiscal

• Întocmire și depunere declarații fiscale și rapoarte anuale